26 september 2023

‘Onnodige aankopen zijn verleden tijd’

Meer inzicht in hulpmiddelengebruik en meer grip op het beheer: dat is waar slimme hulp Flo voor moet gaan zorgen bij Zorgspectrum Het Zand. Moniek Beltman, Edwin Brinkman en Carien Knook vertellen over de kostenbesparing en tijdwinst die ze verwachten te behalen. 

Voor Zorgspectrum Het Zand is gebrek aan inzicht in het hulpmiddelenpark een van de belangrijkste redenen om met platform Flo te gaan werken. ‘We hebben heel veel hulpmiddelen, maar die hebben we niet altijd goed in beeld. We weten niet precies wat waar staat en hoe vaak we de hulpmiddelen gebruiken,’ aldus Moniek Beltman, regisseur zorginnovatie. En zo gebeurt het weleens dat een hulpmiddel lang stilstaat of zelfs kwijt is, zonder dat iemand daarvan op de hoogte is. Met als gevolg dat er extra hulpmiddelen worden gehuurd. Moniek: ‘Daardoor betalen we soms dus maandelijks onnodig dubbele kosten.’ Met het realtime inzicht in het hulpmiddelenpark via Flo zijn dit soort problemen verleden tijd. 

Meer overzicht, meer tijd
Flo levert bovendien tijdwinst op voor Het Zand, omdat medewerkers niet meer hoeven te zoeken naar de hulpmiddelen. Kwaliteitsverpleegkundige Carien Knook legt uit: ‘Als straks alle hulpmiddelen voorzien zijn van een tag, kunnen mijn collega’s via een app precies zien waar ze staan. Dat scheelt weer tijd, en die kunnen ze mooi besteden aan de bewoners.’ Moniek vult aan: ‘Gezien de krappe arbeidsmarkt en de hoge werkdruk zijn we altijd op zoek naar manieren om onze medewerkers te ontlasten. Toen we hoorden over Flo en de tijdwinst die het kan opleveren, waren we dus meteen geïnteresseerd.’ 

Efficiënter inkopen
Naast efficiënter beheer en tijdwinst, helpt Flo ook bij de ontwikkeling van het hulpmiddelenpark. Inkoper Edwin Brinkman: ‘Op dit moment geeft de zorg de tekorten aan. Maar of er daadwerkelijk sprake van een tekort is, weten we niet zeker. Met Flo hebben we voortaan inzicht in de beweging van hulpmiddelen, en weten we dus hoe vaak een hulpmiddel gebruikt wordt. Zo weten we wanneer opschaling écht nodig is en voorkomen we onnodige kosten voor de aankoop of huur van hulpmiddelen.’ Verder wordt het onderhoud van de hulpmiddelen een stuk overzichtelijker. Edwin: ‘We weten nu vaak niet of alle hulpmiddelen een onderhoudsbeurt hebben gehad. Als een hulpmiddel kwijt is, kan het zomaar een jaar aan onderhoud missen. Ook hiervoor is inzicht in de locatie van hulpmiddelen erg handig.’ 

Toekomstperspectief
Het Zand start met een pilot van drie maanden op locatie Zandhove. Als dat goed bevalt, wordt Flo uitgerold binnen de hele organisatie. Moniek: ‘Het is nog mooier als we Flo straks overal gebruiken, want hulpmiddelen wisselen ook weleens van locatie. Met Flo kunnen we dan heel eenvoudig zien dat een hulpmiddel het ene pand verlaat en een uur later in een ander pand binnenkomt. Dan is alles weer rond. Dat betekent dus ook dat Flo ons kan helpen om hulpmiddelen efficiënter in te zetten op verschillende locaties.’

Een vervolgstap voor Het Zand zou zijn om ook de samenwerking met andere zorgorganisaties in de regio op te zoeken. Moniek: ‘Dat we bepaalde hulpmiddelen gaan delen binnen de regio vind ik een mooi toekomstbeeld. Dat is niet in alle gevallen van toepassing, maar wel voor hulpmiddelen die wat minder frequent nodig zijn.’ Edwin voegt eraan toe: ‘Ook qua kosten is dit natuurlijk heel interessant, zeker omdat we in de zorg elke euro drie keer moeten omdraaien. Ik zie daar dus wel toekomst in.’